Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt genau, welche Kosten du auf deine Mieter umlegen darfst. Was viele Vermieter überrascht:
Die Liste der nicht umlagefähigen Posten ist genauso lang wie die der umlagefähigen – und wer hier falsch abrechnet, riskiert Widerspruch, Kürzung und im schlimmsten Fall eine unwirksame Abrechnung.
Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Überblick ist die Trennung gar nicht so kompliziert. Hier kommen die häufigsten Posten, die als Vermieter bei dir bleiben.
Alles, was kaputt ist und repariert werden muss, gehört dir. Die Heizung streikt, das Dach ist undicht, die Eingangstür klemmt – diese Kosten trägst du als Eigentümer. Sie sind keine Betriebskosten, sondern Erhaltungsaufwand.
Das gilt auch für die Wartung von Geräten, die der Instandhaltung dienen – also nicht zu verwechseln mit der Wartung der Heizanlage, die umlagefähig ist. Die Grenze liegt darin, ob die Maßnahme dem laufenden Betrieb dient (umlagefähig) oder dem Erhalt der Substanz (nicht umlagefähig).
Die Kosten für die Verwaltung des Gebäudes – ob du selbst verwaltest oder eine Hausverwaltung beauftragst – sind nicht umlagefähig. Das umfasst Buchführung, Porto für Abrechnungen, Bankgebühren für das Hausgeldkonto und Ähnliches.
Auch die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst gehören dazu. Du kannst deine eigene Arbeitsstunde nicht in Rechnung stellen – und die Kosten eines Steuerberaters oder Verwalters dafür ebenso wenig.
Steht eine Wohnung leer, laufen trotzdem Betriebskosten an – Grundsteuer, Versicherung, Hausmeister. Diese Kosten darfst du nicht auf die verbleibenden Mieter umlegen. Du trägst den Leerstandsanteil selbst, als wärst du für diese Einheit selbst der Mieter.
Das ist ein häufiger Fehler, der in Abrechnungen vorkommt – und einer, der Mietern Anlass für berechtigten Widerspruch gibt.
Wer Teil einer Eigentümergemeinschaft ist, kennt die monatliche Rücklage ins Gemeinschaftskonto.
Diese Instandhaltungsrücklage ist nicht umlagefähig – auch wenn sie regelmäßig anfällt. Sie dient dem Werterhalt des Gebäudes und ist damit Eigentümeraufgabe, nicht Mieteraufgabe.
Anwaltskosten, Gerichtsgebühren, Mahngebühren – alles, was im Zusammenhang mit Mietverhältnissen und rechtlichen Auseinandersetzungen entsteht, bleibt bei dir.
Das gilt sowohl für Streitigkeiten mit Mietern als auch für solche zwischen Eigentümern.
Kurz gesagt
Instandhaltung, Verwaltung, Leerstand, Rücklagen, Rechtskosten – diese fünf Bereiche gehören zu den häufigsten Positionen, die Vermieter fälschlicherweise umlegen. Wer sie herausrechnet, erstellt eine rechtssichere Abrechnung – und gibt Mietern keinen Anlass für Kürzungen.
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Von Herz zu Herz, Stephanie
Dieser Beitrag fasst allgemeine Grundlagen verständlich zusammen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel gelten der Mietvertrag und die aktuellen gesetzlichen Vorschriften.
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