Zieht während des Jahres ein Mieter aus und ein neuer ein, wird die Nebenkostenabrechnung kniffliger. Wer bekommt welchen Anteil? Diese Anleitung zeigt dir, wie du sauber und rechtssicher aufteilst.
Ein Mieterwechsel mitten im Abrechnungsjahr ist Alltag in der Vermietung – und genau der Moment, in dem viele Abrechnungen ins Wanken geraten. Denn plötzlich teilen sich zwei Parteien einen Zeitraum, und die Kosten müssen fair zwischen beiden aufgeteilt werden.
Die gute Nachricht: Mit einer klaren Vorgehensweise ist auch das gut zu bewältigen. Du musst nur wissen, welche Kostenart nach welchem Prinzip geteilt wird.
Das Leitprinzip ist einfach: Jeder Mieter trägt die Kosten für den Zeitraum, in dem er tatsächlich in der Wohnung gewohnt hat. Der Vormieter zahlt für die Monate bis zu seinem Auszug, der Nachmieter ab seinem Einzug.
Für jeden der beiden erstellst du eine eigene Abrechnung über seinen jeweiligen Nutzungszeitraum. Zwei getrennte Abrechnungen also, nicht eine gemeinsame.
Kosten, die gleichmäßig über das Jahr anfallen – etwa Grundsteuer, Versicherung, Hausmeister oder Gebäudereinigung – teilst du zeitanteilig auf. Das heißt: nach der Zahl der Tage, die jeder Mieter in der Wohnung war.
Ein Beispiel: Zieht der Vormieter Ende Juni aus, trägt er rund die Hälfte dieser Jahreskosten, der Nachmieter die andere Hälfte. Die Rechnung erfolgt taggenau – so bleibt die Aufteilung sauber und nachvollziehbar.
Bei Heiz- und Warmwasserkosten reicht die zeitanteilige Teilung nicht ohne Weiteres, denn der Verbrauch schwankt stark übers Jahr. Im kalten Winter wird deutlich mehr geheizt als im Sommer.
Für eine exakte Abrechnung brauchst du deshalb eine Zwischenablesung zum Zeitpunkt des Auszugs. Der abgelesene Zählerstand trennt den Verbrauch des Vormieters sauber von dem des Nachmieters.
Liegt keine Zwischenablesung vor, darf nach der sogenannten Gradtagszahltabelle oder zeitanteilig geschätzt werden – die Heizkostenverordnung lässt das zu. Sauberer und weniger angreifbar ist aber immer die echte Ablesung. Plane sie beim Auszug fest mit ein.
Steht die Wohnung zwischen Aus- und Einzug eine Weile leer, entsteht eine wichtige Frage: Wer trägt die Kosten für diese Zeit?
Die Antwort ist eindeutig: Der Eigentümer. Kosten, die auf die leerstehende Wohnung entfallen, dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden. Sie würden sonst für eine Fläche zahlen, die sie nie genutzt haben – das ist unzulässig.
Am saubersten behandelst du die leerstehende Einheit in der Abrechnung wie einen eigenen „Nutzer": Sie bekommt ihren Anteil zugewiesen, und dieser Anteil geht zu Lasten des Eigentümers. So bleibt die Verteilung für alle fair.
Jeder der beiden Mieter hat während seiner Zeit eigene Vorauszahlungen geleistet. Diese rechnest du auch getrennt gegen: Die Vorauszahlungen des Vormieters gegen seinen Kostenanteil, die des Nachmieters gegen seinen.
So entsteht für jeden eine eigene, klare Schlussrechnung: sein Kostenanteil, seine Vorauszahlungen, und daraus Nachzahlung oder Guthaben.
Ein Mieterwechsel macht die Abrechnung spürbar aufwendiger. Du jonglierst mit zwei Zeiträumen, taggenauen Anteilen, einer Zwischenablesung und womöglich Leerstand. Von Hand ist das fehleranfällig – und genau hier passieren die Fehler, die eine Abrechnung angreifbar machen.
Wenn du dir das leichter machen möchtest: Meine Excel-Vorlage für Mieterwechsel und Leerstand übernimmt genau diese Aufteilung für dich. Du trägst die Belegungszeiträume ein, die Datei verteilt taggenau zwischen Vor- und Nachmieter, rechnet die Heizkosten korrekt und ordnet den Leerstand sauber dem Eigentümer zu.
Dein nächster Schritt
Die sieben häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung – und wie du sie umgehst – habe ich in einem kostenlosen Wegweiser für dich zusammengefasst.
Von Herz zu Herz, Stephanie
Dieser Beitrag fasst allgemeine Grundlagen verständlich zusammen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel gelten der Mietvertrag und die aktuellen gesetzlichen Vorschriften.
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