Nicht jede Ausgabe darfst du auf deine Mieter umlegen. Wer hier falsch liegt, riskiert eine angreifbare Abrechnung. Dieser Überblick zeigt dir klar, welche Kosten umlagefähig sind – und welche du selbst tragen musst.
Die häufigste Frage bei der Nebenkostenabrechnung lautet: Darf ich diese Position überhaupt auf meinen Mieter umlegen? Und sie ist berechtigt – denn genau hier passieren die meisten Fehler. Eine einzige nicht umlagefähige Position kann eine ganze Abrechnung angreifbar machen.
Die Grundlage ist schnell erklärt: Maßgeblich ist § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Nur die dort genannten Kostenarten dürfen auf die Mieter umgelegt werden – vorausgesetzt, das ist im Mietvertrag vereinbart.
Die Betriebskostenverordnung listet die umlagefähigen Positionen konkret auf. Zu den gängigsten gehören:
Die laufenden öffentlichen Lasten wie die Grundsteuer. Die Kosten für Wasserversorgung und Entwässerung, also Frisch- und Abwasser. Heizung und Warmwasser – hier gelten allerdings die Sonderregeln der Heizkostenverordnung. Die Aufzugskosten, sofern ein Aufzug vorhanden ist. Die Straßenreinigung und Müllabfuhr. Die Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung.
Die Gartenpflege. Die Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen. Die Schornsteinreinigung. Die Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes. Die Kosten für einen Hauswart. Sowie Gemeinschaftsanlagen wie Antenne oder Kabelanschluss und maschinelle Einrichtungen.
Am Ende der Liste steht ein wichtiger Punkt: die sonstigen Betriebskosten. Diese dürfen nur umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich benannt sind – ein pauschaler Verweis reicht hier nicht.
Genauso wichtig ist zu wissen, was nicht umlagefähig ist. Diese Positionen bleiben beim Eigentümer:
Verwaltungskosten – also der Aufwand für die Verwaltung des Objekts. Reparaturen und Instandhaltung – alles, was defekt ist und repariert oder erneuert wird. Bankgebühren und Kontoführung. Die Porto- und Verwaltungskosten der Abrechnung selbst. Und Kosten für Leerstand – die trägt immer der Eigentümer, nie die verbliebenen Mieter.
Stehen solche Positionen trotzdem in der Abrechnung, sind sie angreifbar. Der Mieter kann sie streichen lassen – und im schlimmsten Fall die Nachvollziehbarkeit der ganzen Abrechnung in Frage stellen.
Bei vielen Positionen hilft eine simple Unterscheidung, um Wartung von Reparatur zu trennen:
Wartung ist die regelmäßige, vorbeugende Pflege, damit etwas funktionsfähig bleibt – zum Beispiel die jährliche Wartung der Heizungsanlage oder die regelmäßige Prüfung des Aufzugs. Diese Kosten sind umlagefähig.
Reparatur und Instandhaltung bedeutet, etwas Defektes wieder in Ordnung zu bringen – etwa den Austausch einer kaputten Umwälzpumpe. Diese Kosten sind nicht umlagefähig.
Merke dir also: Regelmäßige Pflege darfst du umlegen. Das Richten eines Schadens nicht.
Ein Punkt, der oft übersehen wird: Die BetrKV erlaubt die Umlage – aber sie schreibt sie nicht automatisch vor. Damit du Betriebskosten überhaupt umlegen darfst, muss das im Mietvertrag vereinbart sein.
Steht im Vertrag nur „Miete" ohne Regelung zu den Betriebskosten, kannst du im Nachhinein keine Nebenkosten verlangen. Ein Blick in den Mietvertrag ist deshalb immer der erste Schritt, bevor du eine Position in die Abrechnung aufnimmst.
Der sicherste Weg zu einer sauberen Abrechnung ist zugleich der einfachste: Geh jede einzelne Position durch und prüfe sie gegen die BetrKV-Liste und deinen Mietvertrag. Was dort nicht klar zuzuordnen ist, lässt du weg.
Das kostet beim ersten Mal etwas Zeit, schützt dich aber zuverlässig vor Rückfragen und Kürzungen. Und beim zweiten Mal hast du die Struktur bereits im Kopf.
Die Abkürzung für eine saubere Abrechnung
Wenn du dir diese Prüfung leichter machen möchtest: In meinen Excel-Systemen für die Nebenkostenabrechnung sind die umlagefähigen Kostenarten bereits vorbereitet und den richtigen Verteilerschlüsseln zugeordnet.
Du trägst deine Werte ein, die Struktur steht – so nimmst du keine Position auf, die nicht hineingehört.
Dein nächster Schritt
Die sieben häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung – und wie du sie umgehst – habe ich in einem kostenlosen Wegweiser für dich zusammengefasst.
Von Herz zu Herz, Stephanie
Dieser Beitrag fasst allgemeine Grundlagen verständlich zusammen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel gelten der Mietvertrag und die aktuellen gesetzlichen Vorschriften.
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