Als Vermieterin oder Eigentümer hältst du vieles gleichzeitig in der Hand – und mittendrin stehen ein paar Termine, an denen richtig viel hängt.
Bei der Nebenkostenabrechnung entscheidet oft nicht die schönste Tabelle über dein Geld, sondern schlicht das Datum. Eine einzige verpasste Frist kann eine berechtigte Nachforderung wertlos machen.
Die gute Nachricht: Es sind nur fünf Fristen, die du wirklich kennen musst. Hast du die im Blick, rechnest du gelassen ab – und behältst, was dir zusteht. Hier kommen sie, klar und in deiner Hand.
Das ist die wichtigste Frist überhaupt. Deine Nebenkostenabrechnung muss deinem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Läuft dein Abrechnungsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025, hast du bis zum 31. Dezember 2026 Zeit.
Verpasst du diesen Termin, bleibt deine Abrechnung zwar bestehen – doch eine Nachforderung kannst du dann nicht mehr durchsetzen. Ein möglicher Rückstand wird zu deinem Verlust. Diese eine Frist verdient deshalb den festen Platz in deinem Kalender.
Steht die Abrechnung, geht es ums Geld. Für eine Nachzahlung durch den Mieter – und ebenso für ein Guthaben, das du auszahlst – gilt üblicherweise eine Frist von rund 30 Tagen ab Zugang der Abrechnung. So weiß jede Seite, bis wann der Ausgleich fließt.
Ein klarer Satz auf deiner Abrechnung, bis wann gezahlt wird, schafft hier von Anfang an Ruhe.
Dein Mieter hat nach Erhalt der Abrechnung zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben. Danach ist die Abrechnung für ihn verbindlich. Für dich heißt das: Nach Ablauf dieses Jahres kehrt Sicherheit ein – die Abrechnung steht.
Deshalb lohnt sich von Anfang an eine saubere, nachvollziehbare Darstellung. Je klarer deine Zahlen, desto seltener der Widerspruch.
Manchmal trudelt ein Gebührenbescheid der Stadt erst nach deiner Abrechnung ein. Für genau diesen Fall gibt es eine faire Regel: Trifft dich keine Schuld an der Verspätung, darfst du innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der Unterlagen nachträglich korrigieren und nachfordern (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
So bleibst du auch dann handlungsfähig, wenn andere spät liefern.
Und der lange Horizont: Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Wer seine offenen Posten im Blick behält, lässt hier nichts liegen.
Kurz gesagt
Fünf Fristen, ein ruhiges Gefühl: 12 Monate zum Abrechnen, 30 Tage zum Ausgleichen, 12 Monate für den Widerspruch, 3 Monate für die späte Rechnung, 3 Jahre bis zur Verjährung. Mehr brauchst du nicht im Kopf zu behalten.
Wenn du magst, führt dich meine Excel-Vorlage für die Nebenkostenabrechnung von ganz allein durch die Termine – die wichtigsten Fristen sind schon hinterlegt, damit du sie einfach im Blick behältst.
Deinen ersten Schritt kannst du jetzt gehen
Die sieben häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung habe ich in einem kostenlosen kleinen Wegweiser zusammengefasst – verständlich erklärt, mit einem praktischen Tipp zu jedem Fehler.
Von Herz zu Herz, Stephanie
Dieser Beitrag fasst allgemeine Grundlagen verständlich zusammen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel gelten der Mietvertrag und die aktuellen gesetzlichen Vorschriften.
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